A Superintendência de Seguros Privados âEUR” SUSEP, por meio da Circular SUSEP n.º 605/2020, alterou o prazo e as regras sobre guarda e armazenamento de documentos das operações de seguro, cosseguro, resseguro, capitalização, retrocessão, previdência complementar aberta e intermediação,
De acordo com as novas regras o prazo para guarda de documentos originais (fÃsicos ou eletrônicos), digitalizados ou microfilmados é de, no mÃnimo, 5 (cinco) anos, contados a partir da data da prática do ato, do término de vigência do contrato ou da extinção de obrigações dele decorrentes, a que for mais recente.
O prazo de 5 (cinco) anos deverá ser observado por todos os setores supervisionados pela SUSEP, não havendo mais distinção entre as operações de seguros de pessoas, seguros de bens, previdência ou capitalização, como havia na Circular SUSEP n.º 74/99. E será suspenso em caso de decretação da liquidação extrajudicial ou ordinária da sociedade seguradora, sociedade de capitalização, entidade aberta de previdência complementar ou ressegurador local.
A Circular SUSEP n.º 605/2020 prevê que devem ser mantidos os documentos relacionados à s operações de contratação e suas respectivas oferta e subscrição; alteração, averbação e cancelamento de contrato; suspensão e reabilitação de cobertura; disponibilização de certificados, extratos e outras informações obrigatórias; regulação e liquidação de sinistro ou benefÃcio; resgate e portabilidade de recursos; concessão e pagamento de assistência financeira; apuração e distribuição de resultados técnicos ou financeiros; apuração e pagamento de comissões, participações e pró-labore; distribuição de tÃtulos de capitalização e pagamento de sorteios e resgates;  cadastros dos clientes; e outras operações que envolvam direitos e obrigações do contrato comercializado.
Os intermediários e estipulantes devem manter os documentos quando expressamente exigidos por determinação legal ou regulamentação especÃfica e estão dispensados de guardar aqueles que, por determinação legal ou regulamentação especÃfica, sejam mantidos por sociedades seguradoras, sociedades de capitalização, entidades abertas de previdência complementar, resseguradores locais ou escritórios de representação no PaÃs de resseguradores admitidos.
Ainda segundo as novas regras os documentos originais eletrônicos deverão ser armazenados em qualquer meio de gravação que possibilite a confirmação da autenticidade, integridade e disponibilidade de tais documentos, sendo dispensada a guarda de documentos impressos. Neste caso, as supervisionadas devem produzir cópias de segurança dos documentos digitalizados, armazenados em local seguro que permita o rápido acesso para fins de consulta e restauração.
Segundo a SUSEP as novas regras possibilitarão uma redução de custos significativa nos processos de armazenagem e manutenção de documentos gerados nas operações realizadas pelas entidades sob sua supervisão.
Liliana Orth Diehl
Advogada âEUR” Especialista em Direito Securitário
